آدرس ما

تهران، خیابان شهید باهنر، بعد از کاخ نیاوران، میدان نیاوران، خ شهید جبلی، خ شهید ملاحسینی، پلاک 23، واحد 2

Phone Custom Custom Custom

پیاده‌سازی دفتر مدل هیبریدی

خودروها تنها وسایلی نیستند که این روزها هیبریدی شده‌اند. ظهور کووید 19 دگرگونی سریعی را در نحوه انجام فعالیت سازمان‌ها سبب شد. سازمان‌ها نیز با اتخاذ مدل کار ترکیبی که بیشتر کارمندان، اگر نه همه‌شان، از خانه کار می‌کردند به این وضعیت پاسخ دادند. حال که زندگی شروع به بازگشت به حالت «عادی اما جدید» کرده است، همین سازمان‌ها با بازتعریف دفتر مدل هیبریدی دست‌وپنجه نرم می‌کنند تا در درازمدت برایشان جوابگو باشد. بعد از همۀ این ماجراها، این پیکربندی مجدد محل کار باید به کارفرمایان و کارمندان احساس قدرت و آمادگی برای مقابله با مدل جدید اداری هیبریدی بدهد.

خب، تعریف دفتر هیبریدی جدید چیست؟ به ابتدایی‌ترین شکل باید گفت فضای کاری هیبریدی در کنار ترکیبی از کارمندان در دفتر و کار از راه دور. این مدل ترکیبی به کارمندان استقلال بیشتری در تنظیم روزهای کاری خود می‌دهد. جدای از اینکه کارمندان می‌توانند انتخاب کنند کجا کار کنند، بلکه می‌توانند ساعت کاری خود را نیز تعیین کنند تا بهره‌وری‌شان حالت حداکثری داشته باشد.

دفتری هیبریدی بسته به سازمان مجری با دیگران متفاوت خواهد بود. برای نمونه، چندین رویکرد مختلف وجود دارد:

  • بیشتر کارها از راه دور انجام می‌شود. در این مدل از دفاتر برای همکاری استفاده می‌شود. چالش بزرگ طراحی این دفتر ترکیبی این است که چگونه فرهنگ شرکتی را حفظ کرد.
  • بیشتر کارها در دفتر انجام می‌شود. با توجه به اینکه اکثر کارمندان اغلب در دفتر کار می‌کنند، چالش بزرگ در این مدل این است که چطور پذیرای کارمندان از راه دور باشد.
  • تعیین نقش. وضعیت کار از راه دور یا در دفتر بسته به تیم یا بخشی که کارمند با آن مرتبط است یا نوع کاری که کارمند انجام می‌دهد تعیین می‌شود.
  • فعالیت گاه‌به‌گاه در دفتر. کارمندان در زمان‌های تعیین شده به دفتر می‌آیند – ممکن است سه روز دورکاری و دو روز در دفتر حضور داشته باشند. این سبک کاری انعطاف‌پذیر، زمان کار فردی را با زمان کار مشترک در دفتر ترکیب می‌کند.

پیش‌بینی می‌شود طراحی دفتری هیبریدی که کارکنان زمان خود را بین خانه و محل کار تقسیم می‌کنند، مانند روش فعالیت گاه‌به‌گاه در دفتر، هنجار جدید باشد. اما هر طرح دفتری هیبریدی که سازمان انتخاب کند، بر فرهنگ شرکت، فضای اداری، مشارکت کارکنان و فرآیندهای کاری معمول تأثیر خواهد گذاشت.

مواردی که برای طراحی دفتر هیبریدی باید در نظر گرفت

دو جنبه مهم برای موفقیت طراحی دفتر هیبریدی، انعطاف‌پذیری – هم از طرف سازمان و هم از طرف کارکنان – و پشتیبانی است.

هنگام طراحی دفتر هیبریدی برای بلندمدت، سازمان‌ها باید سوالات زیادی از جمله موارد زیر را در نظر داشته باشند:

  • کارکنان از راه دور باید هر چند وقت یک بار به دفتر بیایند؟
  • چه سمت‌هایی لازم است در دفتر کار مستقر باشند؟
  • آیا تیم مدیریتی از خانه کار خواهند کرد یا در دفتر؟
  • مدیران در کجا بیشترین تأثیر را خواهند داشت؟
  • اگر اکثر کارمندان و مدیریت از دفتر کار می‌کنند، سازمان‌ها چگونه به کارکنان از راه دور القا خواهند کرد که اعضای ارزشمند تیم هستند؟
  • کارکنان شما برای انجام مؤثر کار خود به چه نوع ابزارهای ارتباط مجازی و ابزارهای دیگری نیاز دارند؟
  • چگونه دفتر فیزیکی نیاز به پیکربندی مجدد دارد تا نیازهای دفتر هیبریدی را برآورده کند؟ آیا دفاتر انفرادی حفظ خواهند شد؟

نکاتی برای طراحی اداری هیبریدی کارآمد

اکنون که محدودیت‌ها در حال برداشته شدن است و زندگی دارد به حالت عادی خود باز می‌گردد، سازمان‌ها این فرصت را دارند تا ببینند حالت عادی جدید به چه نحو طرح‌ریزی کنند. در اینجا چند نکته برای کمک به طراحی دفتر هیبریدی وجود دارد.

از نظرسنجی در سطح شرکت استفاده کنید. این نقطه شروع شناخت نیروی کارتان خواهد بود، بنابراین از کارمندان خود بپرسید ترجیح‌شان چیست. بر اساس نظرسنجی اخیر Salesforce، حداقل 64٪ از نیروی کار ترجیح می‌دهند گهگاهی خارج از دفتر کار کنند، در حالی که 37٪ دیگر دوست دارند به کار تمام وقت از خانه ادامه دهند. سن معمولی کارکنان در سازمان شما چقدر است؟ مطالعات نشان داده است که کارمندان نسل زد ترجیح می‌دهند از دفتر کار کنند و دلیلش این است که سطح بهره‌وری آنها هنگام کار از خانه کاهش می‌یابد. ارسال نظرسنجی در سطح شرکت برای کارمندانتان می‌تواند به شما کمک کند تا به آنچه که نیروی کارتان ترجیح می‌دهد و مسائلی که با گزینه‌های مختلف پیش‌رویشان مواجه شده‌اند، آشنا شوید.

محل کار خود را تحلیل کنید. آیا می‌دانید ساعات اوج جلسات کارکنان شما چقدر است؟ چند شرکت‌کننده در دفتر در قیاس با خانه وجود دارند؟ آیا می‌دانید از چه سرویس‌های ویدئو کنفرانس بیشتر استفاده می‌شود؟ یافتن این نوع مسایل کمک‌تان می‌کند تا طراحی دفتر کارتان موثرتر باشید.

به جای تعداد ساعت‌های کار، روی بهره‌وری تمرکز کنید. کارمندان از راه دور ممکن است متوجه شوند که ساعات کاری مولدتری دارند که با ساعات کاری 8 تا 5 عصر ساعت معمولی متفاوت است. آنها ممکن است بتوانند کار خود را در زمان کمتری نیز انجام دهند. مدیریت باید از ارزش‌گذاری تعداد ساعات کار به ارزیابی میزان موفقیت کارکنان در طول ساعاتی که کار می‌کنند تغییر موضع دهد.

استراتژی طراحی کنید که هم برای کارکنان اداری و هم برای کارکنان از راه دور منصفانه باشد. این کار سختی است که نیاز به کمی تفکر دارد. چطور مطمئن می‌شوید وقتی تیم مدیریت و همتایانشان از دفتر کار می‌کنند، با کارکنان راه دور، که زمان حضوری کمتری دارند و بنابراین نسبت به همتایان خود کمتر دیده می‌شوند، همچون شهروند درجه دو رفتار نمی‌شوند؟ در یکی از نظرسنجی‌های گارتنر معلوم شد 64 درصد از مدیران بر این باورند که کارکنان اداری عملکرد بالاتری نسبت به کارکنان از راه دور دارند و تمایل دارند به کارکنان اداری حقوق بیشتری بدهند. کارکنان از راه دور نیز برای ترفیع و اخذ مسئولیت‌های بهتر نادیده گرفته می‌شود. اما مطالعات نشان داده است که کارکنان تمام‌وقت از راه دور نسبت به همتایان خود در دفتر 5 درصد بیشتر بهروه‌وری دارند. از جمله کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که همه جلسات را مجازی کنید، بنابراین حتی کارمندان داخل دفتر از طریق رایانه شخصی خود در آن شرکت کنند. تا به این شکل، همگی با هم در وضعیت برابری  قرار بگیرند.

حتماً مزایا و تسهیلات جداگانه اما برابر باشند. یکی دیگر از مواردی که باید آنها را مقایسه کرد موضوع امتیازات است. آیا کارمندان در دفتر ناهار و میان وعده رایگان دریافت می‌کنند؟ آیا سالن بدنسازی در محل وجود دارد که کارکنان در دفتر بتوانند از آن استفاده کنند؟ فضای اداری آنها چطور؟ آیا آنها میزهای ایستاده دارند؟ به کارکنان از راه دور مزایای جایگزینی مانند کمک هزینه ناهار، کارت‌های هدیه گاه‌به‌گاه، میزهای ایستاده قابل حمل ارائه دهید. این می‌تواند برای افزایش روحیه در بین آنها شگفت‌انگیز باشد.

فضای اداری فیزیکی را برای تطبیق با طراحی دفتر جدید خود مجدد پیکربندی کنید. احتمالاً متوجه شده‌اید که دیگر به تعداد زیادی اتاقک در فضای اداری نیازی نیست. در مقابل، اولویت احتمالاً بر فضاهایی خواهد بود که برای پذیرایی از جلسات در هر اندازه طراحی شده باشند. علاوه بر این، این مدل اداری هیبریدی فرصتی برای مدرن کردن فضای شما و تشویق مردم برای ورود به ساختمان شما است. رنگ‌های فضای شما بسیار تاثیرگذار هستند، بنابراین مهم است که همه چیز را در مورد روانشناسی رنگ اداری بدانید. واقعاً می‌توانید از این زمان در قالب فرصتی برای بازسازی و انرژی بخشیدن به فضای خود استفاده کنید، و آی تک برد مکانی است که با محصولات خود شما را در این مسیر یاری می‌‌دهد!

درج دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *