آدرس ما

تهران، خیابان شهید باهنر، بعد از کاخ نیاوران، میدان نیاوران، خ شهید جبلی، خ شهید ملاحسینی، پلاک 23، واحد 2

Phone Custom Custom Custom

12 نکته برای جلسات تیمی اثربخش

جلسات بخش ضروری هر کسب‌وکاری هستند. شما می‌توانید با جمع کردن تیم دور هم – چه در اتاق جلسه، کنفرانس تلفنی یا برگزاری جلسات از طریق برنامه زوم – و مرور جزئیات و نظرات همه، کارهای زیادی انجام دهید.

اما اگر جلسه با کارکنان بادقت برنامه‌ریزی نشود، می‌تواند به‌سرعت از اصل موضوع دور شود و شدیداً وقت را هدر دهد. باتوجه به این‌که محل کار از نوع ترکیبی به «امر عادی جدید» تبدیل شده ‌است، پیروی کردن از ساختار مشخصی که شما را برای مقابله با مشکلات پیش‌بینی‌نشده تجهیز می‌کند از هر زمان دیگر اهمیت بیشتری پیدا کرده ‌است. در اینجا به دوازده نکته اشاره می‌کنیم که در برنامه‌ریزی برگزاری جلسات تیمی اثربخش به شما کمک می‌کنند و باعث می‌شود کارمندان‌تان احساس کنند توانمند هستند و در جریان امور قرار دارند.

برای جلسات تیمی دستور جلسه تدوین کنید: دستور جلسه یکی از مهم‌ترین عوامل در برگزاری جلسه‌ تیمی اثربخش است. دستور جلسه باید شرح نکاتی باشد که قصد دارید در جلسه در خصوص آنها بحث کنید. اگر در خصوص دستور جلسه نکته‌ای در خاطرتان نیست، از چند روز قبل فراخوانی برای ایده‌ها بدهید. دستور جلسه را به چند نکته مهم یا موضوعات داغ محدود کنید تا بتوانید در طی جلسه به‌طور واقع‌بینانه به همه آنها رسیدگی کنید. حتماً نتیجه‌ای که خواستار آن هستید یا هدفتان از هر موضوع بحث را لحاظ کنید. همچنین فکر خوبی است که نشان دهید هر موضوع در دستور جلسه تا چه حد بر روی سود شرکت تأثیر می‌گذارد. ممکن است بخواهید دستور جلسه را با جمع‌بندی جلسه پیشین و موارد اجرا شده مربوط به آن جلسه شروع کنید. دستور جلسه تکمیل‌شده را 24 تا 48 ساعت قبل ‌از جلسه توزیع کنید تا اعضای تیم وقت کافی برای کسب آمادگی داشته باشند. هیچ‌چیزی بدتر از غافل‌گیر شدن نیست!

قبل‌از جلسه نقش‌ها را تعیین کنید: رهبر تیم نمی‌تواند و نباید همه کارها را انجام دهد. باید وظیفه یادداشت‌برداری از جلسه را به کسی محول کنید. باید در هر جلسه وظیفه‌ یادداشت‌برداری را بین اعضا بچرخانید. نقش زمان‌سنج را به کسی اختصاص دهید تا مطمئن شوید که به‌کل دستور جلسه می‌رسید. ممکن است اعضای متفاوت تیم شما مسئولیت هدایت موضوعی را در دستور جلسه برعهده گیرند که در آن تخصص دارند. شما نیاز دارید کسی مسئولیت فناوری را برعهده گیرد تا از تجهیزات مناسب اتاق جلسه و نحوه راه‌اندازی و عیب‌یابی آن اطمینان حاصل کنید.

تعداد حاضرین جلسه را به حداقل برسانید: حضور شرکت‌کنندگان بسیار زیاد در جلسه می‌تواند نتایجی خلاف انتظار داشته باشد. تعداد بسیار زیاد نظرات، علی‌الخصوص اگر نظرات آگاهانه نباشند، مخرب است. باید افرادی را لحاظ کنید که متخصص هستند یا سهمی در موضوع دستور جلسه دارند.

جلسه را سر موعد شروع کنید و آن را سر موعد به پایان برسانید: منتظر جامانده‌ها نباشید. انتظار به آنها بابت تأخیرشان جایزه می‌دهد و آنهایی که سروقت در جلسه حاضر شدند را تنبیه می‌کند. علاوه بر این، در بازه زمانی جلسه شما اختلال ایجاد می‌کند. مطمئن شوید همه می‌دانند که شما صبر نخواهید کرد علی‌الخصوص اگر این شیوه کار مسبوق به سابقه باشد. به همین خاطر است که بهتر است مرور اجمالی اولین مورد در دستور جلسه باشد.

جلسه را با شوخ‌طبعی شروع کنید! جلسه را با یک داستان شخصی یا حکایت خنده‌دار شروع کنید تا یخ جمع را بشکنید و همه شرایط ذهنی خوبی پیدا کنند.

مشارکت را تشویق کنید؛ اما دستورالعمل تعیین کنید: همیشه یک آدم عجول در گروه وجود دارد. حتی معمولاً موقرترین اعضای تیم در صورت احساس تهدید، بداخلاقی می‌کنند. روشن کنید که انتظار دارید اعضای تیم در ارتباطاتشان به یکدیگر احترام بگذارند. نحوه مطرح کردن مسائل و آنچه رفتار قابل‌قبول می‌دانید را توضیح دهید. تبدیل جلسات تیمی‌تان به‌جای امنی برای ریسک‌پذیری – بدون مجاز دانستن تمسخر، آزار یا تنبیه- به بهبود مشارکت و درگیر شدن همه کمک خواهد کرد.

زمانی را برای پرسش‌وپاسخ در نظر بگیرید: اغلب دو دقیقه مانده به پایان جلسه پرسیده می‌شود که آیا سؤالی وجود دارد و افراد شروع به جمع کردن وسایلشان می‌کنند و به سراغ کارهای باقی‌مانده‌ روز خود می‌روند. حتماً وقت زیادی را برای سؤالات مدنظر قرار دهید. می‌توانید قبل ‌از دستور جلسه سؤالات را بپرسید تا در حین بررسی موضوع سؤالات را پوشش دهید.

مکث کنید: اگر جلسه طولانی است، چیز متفاوتی را به ترکیب اضافه کنید. شاید جلسه را خارج از محل کار یا در جای دیگری برگزار کنید. با چیزی متفاوت از شیرینی‌های معمول پذیرایی کنید. جشن غافل‌گیری یا فعالیت دیگری داشته باشید. لازم نیست چیز مهمی باشد فقط کافی است چیزی باشد که کمی تغییر ایجاد کند.

اقدامات بعدی و ضرب‌الاجل‌های پیگیری را تعیین کنید: پس‌ از اتخاذ تصمیمات در خصوص موضوع دستور جلسه، موارد اجرایی مربوط به موضوع را تعیین کنید و هر کدام را به یک عضو خاص از تیم اختصاص دهید. حتماً ضرب‌الاجلی برای تکمیل موارد اجرایی تعیین کنید. سپس آن عضو تیم را مسئول بدانید. این اطلاعات باید در صورت‌جلسه قید شود.

تاریخ جلسه بعدی را تعیین کنید: این کار را وقتی انجام دهید که همه حضور دارند و می‌توانند آن را در تقویم خود مشخص کنند. دیگر خبری از بهانه بابت عدم دریافت تذکاریه نیست!

بعد از جلسه پیش‌نویس‌ها را بررسی کرده و آنها را برای همه ارسال کنید: پیش‌نویس‌ها باید متمرکز بر حقایق، مسائل مورد بحث، تصمیمات اتخاذ شده، برنامه‌های اجرایی (از جمله افراد مسئول هر اقدام و ضرب‌الاجل تکمیل) و سؤالات و جواب‌ها باشد. همچنین باید اعضای حاضر در جلسه را در پیش‌نویس قید کنید. پیش‌نویس‌ها باید کم‌تر از 24 ساعت پس ‌از برگزاری جلسه ارسال شوند. آنها را فقط برای حضار نفرستید. حتماً آنها را برای هر کسی بفرستید که سهمی در موضوع دارد.

بازخورد بخواهید: بازخورد بیش از هر چیز دیگر به شما می‌گوید که آیا یک جلسه‌ تیمی اثربخش برگزار کرده‌اید یا خیر. انجام این کار بلافاصله پس ‌از تشکیل جلسه و زمانی بهینه است که همه‌چیز در ذهن افراد تازه است. سخت نگیرید. برای مثال، می‌توانید از شرکت‌کنندگان بخواهید تا صرفاً به جلسه رتبه دهند: 1= عالی، 2= مناسب، 3= نیازمند بهبود و چرایی آن. می‌توانید این موارد را چاپ کرده و روی میز در دسترس قرار دهید تا برای حضار جواب دادن به آن آسان‌تر باشد.

گاهی اوقات برگزاری یک جلسه موفقیت‌آمیز می‌تواند دشوار باشد؛ اما ما در آی تک بورد منابع مختلفی از جمله وایت برد شیشه ای داریم تا این کار را آسان‌تر سازیم!

درج دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *