چگونه یک جلسه 30 دقیقه ای کارآمد و مؤثر داشته باشیم؟

چگونه یک جلسه 30 دقیقه ای کارآمد و مؤثر داشته باشیم؟
(با وایت برد شیشه ای جلسه خود را مدیریت کنید)

زمان در طول هفته کاری بسیار ارزشمند است. مدیریت زمان و توجه به آن میتواند شما را در پیشبرد اهداف کوتاه مدت و بلند مدتتان یاری کند و همچنین شخصیت شما را به یک شخص موفق و با برنامه تبدیل کند. قطعا برای شما هم پیش آمده است که در طول روز از یک جلسه به جلسه دیگر بروید و با کمبود وقت مواجه شده باشید. برای استفاده بهینه از وقتتان در طول روز و در هفته و مدیریت برنامه ها و جلسات خود می توانید از چند نکته کلیدی استفاده کنید و مدت زمان جلسه خود را به یک زمان 30 دقیقه ای مفید و مؤثر تبدیل کنید.
1- شرکت کنندگان خود را انتخاب کنید
در مورد کسانی که دعوت می کنید محتاطانه عمل کنید. یک تیم خوب و ایده آل باید شامل افرادی باشند که با پروژه شما آشنایی داشته باشند زیرا میتوانند چشم انداز و ایده های منحصربه فردی به شما ارائه دهند و حتی تصمیمات اصلی را برای شما بگیرند. انتخاب یک تیم خوب می تواند به شما کمک کند تا فعالیت بیشـتر و کاراتری را در مدت زمان کوتاه تری داشته باشید.
2- از پیش آمادگی لازم را داشته باشید
آماده سازی برای هر جلسه بسیار مهم است. از پیش مکان جلسه را رزو و شرایط را محیا کنید و قبل از جلسه برای هماهنگی در آنجا حضور یابید. این کار باعث می شود که بتوانید در زمان شروع با آمادگی قبل و بلافاصله وارد جلسه شده و زمان خود را مدیریت و به پایان جلسه نیز کمک می کند.
3- اهداف خود را بیان کنید
اطمینان حاصل کنید که همه هدف شما را از تشکیل جلسه می¬دانند. اهداف و راهبردهای خود را بر روی وایت برد شیشه ای(گلسبرد) برای مخاطبین خود بنویسید این کار سبب صرفه جویی در مصرف کاغذ می شود و همچنین استفاده از وایت برد شیشه ای در تمرکز و پیگیری شما در طول جلسه کمک می کند.
4- زمانی را به بحث با مخاطبین خود اختصاص دهید
برای سؤالات باز یا بحث در وقت خود وقت بگذارید. شما به دلایلی از شرکت کنندگان خود دعوت کردید – اکنون وقت آن رسیده است که از دیدگاه آنها بشنوید. در حالی که بحث یک راه عالی برای شکل دادن به ایده های جدید است، اما مراقب باشید که این بحث ها شما را از مسئله اصلی دور کند.
5- مراحل بعدی را تعریف کنید
با ترتیب و واولویت بندی پیش بروید و جلسه خود را با موارد روشن و عملی به پایان برسانید. نوشتن مراحل بعدی بر روی وایت برد شیشه ای اتاق جلسه در این مسئله به شما کمک کند. این امر باعث می شود همه افراد نگاهشان به صفحه وایت برد شیشه ای متمرکز باشند و آنچه را که از آنها انتظار می رود درک کنند.
زمان نیم ساعت اغلب مدت مناسبی برای یک جلسه است. زیرا شما فرصت دارید که در مورد آنچه باید انجام شود بحث کنید و در واقع وقت آزاد برای انجام آن دارید. امیدواریم این نکات به شما در بهبود بهره وری و بازگرداندن مدتی در روز کمک کند.